Pojęcie pracy zdalnej tzw. home office stało się niezwykle popularne w związku z pandemią. Po rozwiązanie takie obecnie bardzo chętnie sięgają pracodawcy, również dla samych pracowników praca zdalna stała się atrakcyjną i wygodniejszą alternatywą dla pracy stacjonarnej.
Czy praca zdalna jest tym samym co telepraca?
Nie. Telepraca i praca zdalnie często mylnie są ze sobą utożsamiane. Na czym więc polegają różnice pomiędzy telepracą i pracą zdalną?
Telepraca
Do czasu wprowadzenia uregulowań dotyczących pracy zdalnej, telepraca była najbardziej popularną formą świadczenia pracy przy użyciu środków komunikowania się na odległość.
Telepraca jest uregulowana w kodeksie pracy. Zgodnie z definicją kodeksową, w uproszczeniu o telepracy mówimy gdy praca jest świadczona regularnie poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
Wprowadzenie telepracy
Jak możesz wprowadzić telepracę jako pracodawca?
Warunki telepracy pracodawca wprowadza w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą, a tymi organizacjami.
Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki stosowania telepracy określa pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Niezależnie, czy w danym zakładzie pracy funkcjonuje regulamin określający warunki telepracy czy też zostało zawarte porozumienie o którym mowa powyżej, zawsze można wprowadzić telepracę na wniosek pracownika. Pamiętaj więc, jeśli jesteś pracownikiem masz prawo wystosowania takiego wniosku do swojego pracodawcy.
Pracę w formie telepracy można uzgodnić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Co istotne, pracodawca nie może w drodze wypowiedzenia zmieniającego wprowadzić telepracy.
Obowiązki pracodawcy wobec telepracownika.
Jakie masz obowiązki wobec telepracownika jeśli jesteś pracodawcą?
Do obowiązków pracodawcy należą:
- dostarczenie telepracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy,
- ubezpieczenie sprzętu,
- pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
- zapewnienie telepracownikowi pomocy technicznej i niezbędnego szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.
Zakres powyższych obowiązków może zostać zmodyfikowany. Można ustalić np. że pracownik będzie korzystał z własnego sprzętu. Wtedy jednak pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Pracodawca dodatkowo ma obowiązek umożliwić telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.
Pomimo, że w telepracownik nie świadczy pracy na terenie zakładu pracy, to na pracodawcy ciążą również obowiązki związane z bezpieczeństwem i higieną pracy wynikające z kodeksu pracy. Wyłączeniu natomiast podlegają obowiązki pracodawcy takie jak dbałość o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, odnoszące się do budowy i przebudowy obiektów, budowlanych, w których znajdują się pomieszczenia pracy, zapewnienia pracownikowi odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych. W tym zakresie pracodawca realizuje swoje obowiązki poprzez kontrolę miejsca pracy pracownika.
Prawa pracodawcy wobec telepracownika.
Jako pracodawca masz prawo kontroli pracownika.
Z przepisów wynika, że pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania pracy. Jeśli pracownik pracuje z domu, to pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę wykonywania pracy, w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji, w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Warunkiem przeprowadzenia takiej kontroli jest wyrażenie uprzedniej zgody przez telepracownika. Zgodę telepracownik może wyrazić na piśmie albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.
Zaprzestanie telepracy
Zaprzestanie telepracy reguluje art. 678 kodeksu pracy zgodnie z którym pracodawca i pracownik mogą w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
W przypadku gdy telepraca została wprowadzona przy zawieraniu umowy o pracę, zrezygnowanie z tego trybu pracy może nastąpić porozumieniem stron albo drodze wypowiedzenia warunków pracy i płacy.
Praca zdalna
Pojęcie pracy zdalnej zostało wprowadzone dość niedawno, bo dopiero w pierwszej Tarczy Antykryzysowej z marca 2020 roku w związku z pandemią.
Zgodnie z definicją, w związku z epidemią, wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania pracy zdalnej i pozwala na to rodzaj pracy. Co jest istotne, praca zdalna w związku z COVID-19 może zostać polecona tylko na czas określony i tylko w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz 3 miesięcy po odwołaniu stanu, który będzie obowiązywał jako ostatnie.
Praca zdalna wprowadzana jest więc odmiennie aniżeli telepraca, bo wystarczy polecenie pracodawcy. Co za tym idzie, jeśli jesteś pracownikiem – Twoja zgoda nie jest wymagana do wprowadzenia pracy zdalnej.
Praca zdalna może, ale nie musi być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co odróżnia ją od telepracy.
Praca zdalna – obowiązki pracodawcy.
Co jako pracodawca powinieneś zapewnić pracownikowi pracującemu zdalnie?
Przepisy wskazują, że wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy.
Do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie materiałów oraz obsługi logistycznej pracy zdalnej. Pracownik może oczywiście używać własnych narzędzi ale po warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Podsumowanie
Telepraca funkcjonuje w polskim systemie prawnym od dawna. Uregulowania dotyczące pracy zdalnej (której nie należy mylić z telepracą) są nowością, bo funkcjonują w przepisach od marca 2020 r. Same przepisy dotyczące pracy zdalnej przewidują możliwość polecenia takiej pracy pracownikowi tylko w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.
Już teraz można jednak stwierdzić, że uregulowania dotyczące telepracy zostaną z nami na dłużej. Należy bowiem wspomnieć, że praca zdalna wprowadzona ma zostać na stałe do kodeksu pracy w bieżącym roku (o czym w kolejnych wpisach).
Jeśli potrzebujesz konsultacji prawnej dotyczącej telepracy lub pracy zdalnej zapraszam do kontaktu z Kancelarią.