Delegowanie pracowników a diety

Jaka jest różnica pomiędzy delegacją a oddelegowaniem?

Przechodząc do tematyki diet w pierwszej kolejności trzeba rozróżnić pojęcie delegacji od pojęcia oddelegowania pracownika.

Po prawną definicję delegacji należy sięgnąć do ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Przepisy kodeksu pracy stwierdzają jedynie, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Oznacza to, że aby mieć do czynienia z podróżą służbową, muszą być spełnione trzy warunki:

  • pracownik musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,
  • pracownik musi wykonywać w trakcie wyjazdu zadanie służbowe,
  • zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Jeśli chodzi o definicję prawną oddelegowania, to nie znajdziemy takiej w przepisach. Trzeba jednak podkreślić, że oddelegowanie wiąże się z dłuższym świadczeniem pracy w innym miejscu niż to, które wskazano w umowie o pracę. W związku z tym, wymaga formalnej zmiany poprzez zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i wynagrodzenia lub aneksu do umowy o pracę. Zmiana następuje za porozumieniem stron. Odróżnią ją to od podróży służbowej, która jest poleceniem wydanym przez pracodawcę i nie wymaga zgody pracownika.

Więcej o rozróżnieniu delegowania od podróży służbowej pisaliśmy na blogu tutaj.

Dieta a pracownik oddelegowany za granicę

Dieta jest świadczeniem pieniężnym ze stosunku pracy przeznaczonym na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia pracownika w czasie odbywanej przez niego podróży służbowej, czyli w czasie wykonywania zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub siedziba pracodawcy. Jest to świadczenie obowiązkowe i należy się pracownikowi przez okres przebywania przez niego w delegacji.

W momencie, gdy nie mamy do czynienia z podróżami służbowymi, tylko z oddelegowaniem pracowników do pracy, pracownikom oddelegowanym do pracy w innym miejscu nie przysługują diety, bowiem nie znajdują się w podróży służbowej.

Dieta zagraniczna przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety przysługującej pracownikowi jest uzależniona od czasu trwania podróży:

  • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety zagranicznej,
  • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety zagranicznej,
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Czy diety i należności są zwolnione z podatku?

Tak, diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w odrębnych ustawach (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – Dz.U. z 2021 r. poz. 1128, z późn. zm.) lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy.