Dlaczego rozróżnienie pojęcia oddelegowania pracownika od podróży służbowej jest takie ważne?
Jest to istotne, ponieważ prawidłowe zakwalifikowanie wyjazdu pracownika ma wpływ na zakres świadczeń należnych pracownikowi od pracodawcy, zastosowanie wyłączeń z podstawy wymiaru składki, zastosowanie zwolnień PIT aż po sam zakres obowiązków jakie ma pracodawca oraz formalności związanych z wyjazdem pracownika.
Czym jest podróż służbowa?
Przepisy kodeksu pracy wskazują, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
W tym miejscu wskażmy, że miejsce wykonywania pracy przez pracownika powinno być określone w treści umowy o pracę. Wobec tego w uproszczeniu, jeśli pracodawca zlecił pracownikowi wykonywanie obowiązków poza miejscem wskazanym w umowie jako stałe miejsce pracy, to taki wyjazd jest podróżą służbową.
Wobec powyższej kodeksowej definicji wskażmy, że podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:
- poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
- na polecenie pracodawcy.
- w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania
Ważne! Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie.
Co dodatkowo bardzo istotne, podróż służbowa powinna mieć charakter wyjątkowy i incydentalny w porównaniu do obowiązków wykonywanych przez pracownika na co dzień.
Czy istnieje limit czasu podróży służbowej?
Przepisy prawa nie limitują czasu trwania podróży służbowej. W praktyce wyraża się jednak stanowisko, że maksymalny okres podróży służbowej to 3 miesiące.
Uwaga! Pomimo, że przepisy wprost nie limitują czasu trwania podróży służbowej, to w praktyce im dłużej będzie trwał wyjazd pracownika, tym trudniej będzie wykazać, że przebywał on w podróży służbowej. Niemniej jednak, oczywiście każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie.
Należności pracownika z tytułu podróży służbowej
Pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługują należności w postaci diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów oraz innych udokumentowanych wydatków. Jeśli chodzi o zasady ich wypłaty zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Czym jest delegowanie?
W pierwszej kolejności wskazać należy, że relokacja pracowników może mieć zasięg krajowy lub międzynarodowy. Ustawowej definicji delegowanie nie znajdziemy jednak w polskim prawie pracy.
Przybliżając jednak pojęcie delegowania wskazać należy, że delegowanie ma miejsce wtedy, gdy pracownik jest odsyłany do wykonywania swojej zwyczajowej pracy do innego miejsca. Wymaga to więc formalnej zmiany umowy o pracę np. w postaci aneksu do umowy.
Jest to kluczowa różnica pomiędzy podróżą służbową, a oddelegowaniem. O ile bowiem podróż służbowa nie wymaga zgody pracownika, o tyle warunki oddelegowania muszą zostać przez pracownika zaakceptowane.
Na marginesie, jeszcze w tym miejscu wskazać należy, że przepisy unijne definiują pojęcie delegowania. W dyrektywie 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług można odnaleźć definicję pracownika delegowanego. Pracownikiem delegowanym jest osoba, która przez ograniczony czas wykonuje pracę na terytorium innego Państwa Członkowskiego, niż państwa, w którym zwyczajowo pracuje.
W tym miejscu tylko wskazujemy na samą definicję, bowiem tematyka transgranicznego delegowania pracowników z uwagi na jej złożoność wymaga odrębnego wpisu. Tak samo w przypadku świadczeń jakie przysługują pracownikowi delegowanemu za granicę – wymagają one szerszego omówienia.
Zwrócić jeszcze należy uwagę, że z oddelegowaniem wiąże się konieczność zmiany miejsca zamieszkania lub przynajmniej przybranie tymczasowego miejsca zamieszkania przez pracownika.
Reasumując…
Rozróżniając kwestie delegowania i podróży służbowej wspomnieć jeszcze należy na uchwałę Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08 w której wskazano, że najważniejszą przesłanką do stwierdzenia, czy mamy do czynienia z podróżą służbową czy z oddelegowaniem, jest właśnie kwestia, czy pracownik podróżuje wykonując zadania służbowe czy też nie podróżuje, tylko zmienił miejsce świadczenia pracy.
Podsumujmy więc, że podróż służbowa krajowa lub zagraniczna to wykonywanie przez pracownika obowiązków poza siedzibą pracodawcy lub stałym miejscem pracy – bez zmiany stałego miejsca określonego w umowie. Wobec tego, podstawowym kryterium jest formalna zmiana miejsca świadczenia pracy. Jeśli taka modyfikacja umowy nastąpi, to mówimy o delegowaniu. Podróż służbowa w przeciwieństwie do delegowania ma charakter indcydentalny, krótkoterminowy i nie wymaga zmian zapisów umownych.
W praktyce często zdarzają się wątpliwości co do tego, kiedy wykonywanie przez pracownika pracy w miejscu innym niż siedziba pracodawcy należy uznać za podróż służbową, a kiedy za oddelegowanie.
Decyzja o tym czy pracownik jest wysłany w podróż służbową, czy też oddelegowany do świadczenia określonej pracy spoczywa na pracodawcy i zależy od charakteru zadań realizowanych przez pracownika. Działania jakie podejmuje pracodawca muszą przy tym być zgodne z prawem i będą podlegały kontroli organów podatkowych oraz ZUS.