Problematyka przekazywania danych osobowych pracowników delegowanych w celu świadczenia pracy w innym państwie członkowskim wymaga szczególnego podejścia, ponieważ należy brać pod uwagę ochronę danych pracowników w kontekście ich delegowania do pracy w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej lub do państw trzecich.
Proces delegowania pracowników z Polski do innych krajów UE wiąże się nierozerwalnie z przekazywaniem danych osobowych pracowników delegowanych do innych odbiorców. Często odbiorcami tymi są nie tylko urzędy polskie i zagraniczne ale również zagraniczni kontrahenci.
Pracodawca wysyłający pracownika musi mieć świadomość i nie może w sposób dowolny przetwarzać danych osobowych pracowników wysyłanych za granicę, w tym pracowników agencji pracy tymczasowej. W każdym przypadku delegowania należy mieć na uwadze unijne przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO, które po 25.05.2018 r stanowi unijną podstawę legalności przetwarzania danych osobowych.
Delegowanie pracowników
Delegowanie pracowników opiera się na swobodzie świadczenia usług wewnątrz Unii Europejskiej.
W uproszczeniu chodzi w tym o to, że usługodawca, który ma siedzibę na terenie jednego z krajów członkowskich UE, aby móc swobodnie świadczyć usługę na terenie innego kraju członkowskiego, musi mieć możliwość wysłania tam pracownika w celu wykonania tej usługi. Takim pracownikiem wykonującym pracę czasowo na rzecz swojego pracodawcy na terenie innego państwa członkowskiego, jest pracownik delegowany.
Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO
Na etapie rekrutacji pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie następujących danych osobowych:
- imię (imiona) i nazwisko,
- data urodzenia,
- dane kontaktowe,
- wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Natomiast w przypadku osoby już zatrudnionej pracodawca może dodatkowo żądać danych osobowych, które obejmują
- adres zamieszkania,
- numer PESEL albo dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny (jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy),
- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie) oraz
- numer rachunku bankowego (jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę do rąk własnych).
Czy te dane pracodawca może przekazać dalej w procesie delegowania?
Tak, jak najbardziej. Wskazane powyżej dane pracodawca może przetwarzać w okresie trwania stosunku pracy, wobec czego może dokonać na tych danych czynności udostępniania czy powierzenia ich do przetwarzania w procesie oddelegowania pracownika.
Modyfikacja dokumentacji RODO w związku z procesem oddelegowania pracownika
Przygotowując dokumentację na potrzeby oddelegowania pracownika, należy przyjrzeć się zapisom wymaganym przepisami RODO jakie zawarliśmy w dokumentacji pracowniczej. Jeśli w dokumentacji zawarliśmy klauzulę informacyjną dla naszego pracownika, która nie obejmuje informacji na temat tego jakim odbiorcom będą powierzane dane pracownika w związku z procesem oddelegowania – należy to uzupełnić.
Przekazywanie danych osobowych pracownika kontrahentom
Pracodawca po dostosowaniu dokumentacji pracowniczej dla celu oddelegowania pracownika powinien przeprowadzić audyt tego, jakim podmiotom i w jakim celu będzie przekazywał dane pracownika delegowanego.
Administratorem Danych Osobowych pracownika wysyłanego za granicę będzie polski pracodawca. Co istotne, kontrahent pracodawcy mający siedzibę w kraju przyjmującym również w tym przypadku wystąpi w roli Administratora Danych Osobowych. W tym przypadku dane osobowe pracownika są udostępniane przez podmiot polski kontrahentowi zagranicznemu.
Natomiast w przypadku przekazania przez pracodawcę polskiego danych pracownika osobnemu podmiotowi jaki świadczy usługi na rzecz naszego kontrahenta zagranicznego, dochodzi do przetworzenia danych osobowych. Może to być np. podmiot organizujący transport pracowników. W takim przypadku należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Dodatkowe zgody od pracownika
Na każdym etapie procesu oddelegowania pracownika (ubieganie się o dokumenty w Polsce, np. druk A1, czy zgłaszanie pracowników delegowanych w systemach zagranicznych) pracodawca powinien dokonywać audytu tego jakie dane osobowe pracownika powierza i czy zgody jakich pracownik udzielił obejmują te dane. W przeciwnym wypadku należy zabezpieczyć się i rozszerzyć zakres udzielonej przez pracownika zgody o dodatkowe dane osobowe jakie są przekazywane przez pracodawcę w procesie oddelegowania.