Ostatnio zrobiło się bardzo głośno o pracy zdalnej. Jeśli zatrudniasz pracowników ten temat powinien być dla Ciebie szczególnie istotny.
Poniżej znajdziesz najczęstsze pytania jakie padają w związku z pojawieniem się znowelizowanych przepisów.
Kiedy prezydent podpisze ustawę o pracy zdalnej?
Przepisy regulujące prace zdalną zostały uchwalone w dniu 1 grudnia 2022 r., a Prezydent RP podpisał w dniu 27 stycznia 2023 r. ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Przepisy o telepracy zostały uchylone z Kodeksu Pracy.
Kiedy wchodzi w życie praca zdalna?
Praca zdalna wchodzi w życie od 7 kwietnia 2023 r. Czy to dużo czasu? Nie, szczególnie dla pracodawców, którzy muszą dostosować dokumentację i przygotować się na nowe przepisy.
Ile dni pracy zdalnej w 2023 r.?
Na wniosek pracownika praca zdalna będzie wykonywana okazjonalnie, tj. w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Nie będzie mieć do niej zastosowania większość wymogów przewidzianych dla pracy zdalnej zwykłej. Kontrola jej wykonywania będzie się odbywać na zasadach ustalonych z pracownikiem.
Jakie dokumenty w związku z pracą zdalną?
Pracodawcy w związku z wejściem znowelizowanych przepisów muszą przygotować szereg dokumentów. Jakie to są dokumenty?
Praca zdalna dokumenty – regulamin pracy zdalnej albo porozumienie
Jak określają to nowe przepisy (art. 6720 k.p.) zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w zakładzie pracy, bądź w porozumieniu, bądź w regulaminie.
Porozumienie zawierane jest pomiędzy pracodawcą i zakładową organizacją związkową, w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.
Porozumienie w sprawie pracy zdalnej – w przypadku zakładowych organizacji związkowych
Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Powyższe oznacza, że praca zdalna powinna być uregulowana w regulaminie, jeśli pracodawca nie zawrze porozumienia zakładową organizacją związkową albo kiedy takie organizacje u pracodawcy nie działają.
Ważne! Taki regulamin powinien być określony po konsultacjach z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Co jeśli nie ma u pracodawcy regulaminu pracy zdalnej?
W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w art. 67(19) § 3 Kodeksu pracy, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
W mojej ocenie warto jednak określić zasady i warunki wykonywania pracy zdalnej w jednym dokumencie – regulaminie pracy zdalnej. Będzie to bardziej przejrzystsze i prostsze aniżeli określanie ich każdorazowo w poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Co powinien określać regulamin pracy zdalnej?
Regulamin pracy zdalnej zgodnie z nowymi przepisami powinien określać między innymi:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów (takich jak: prąd oraz usługi telekomunikacyjne niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej w formie ekwiwalentu lub ryczałtu),
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Zwrot kosztów za pracę zdalną
Według nowych przepisów, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca pokrywa także koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Koszty pracy zdalnej – ekwiwalent albo ryczałt
Zwrot kosztów może przybrać formę ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu.
Jak ustala się zwrot kosztów pracy zdalnej?
Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Ekwiwalent albo ryczałt to nie przychód
Co ważne, zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Praca zdalna dokumenty – informacja o warunkach zatrudnienia
W przypadku nawiązania stosunku pracy i postanowienia o świadczeniu pracy zdalnej, pracodawca w informacji o warunkach zatrudnienia zawiera następujące informacje:
- określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,
- wskazanie osoby lub organu, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Informacja taka powinna zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy być przekazana pracownikowi w terminie 7 dni od zawarcia umowy o pracę.
Natomiast w przypadku wprowadzenia pracy zdalnej w trakcie trwania stosunku pracy lub w przypadku polecenia pracownikowi pracy zdalnej przez pracodawcę, pracodawca przekazuje pracownikowi te informacje w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej
Praca zdalna dokumenty – oświadczenie pracownika o warunkach lokalowych i technicznych
Praca zdalna może być wykonywana również na polecenie pracodawcy. W takim przypadku jednak wymagane jest aby pracownik złożył bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Najlepiej wobec tego aby pracodawca dysponował wzorem takiego oświadczenia, bo w przypadku jeśli będzie polecał pracownikowi pracę zdalna, dokument taki będzie wymagany.
Praca zdalna dokumenty – oświadczenie pracownika o BHP
Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.
Oświadczenie pracownika w zakresie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy jest kolejnym dokumentem, który jest wymagany w przypadku pracy zdalnej.
Ocena ryzyka zawodowego – konieczność modyfikacji
Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca ma obowiązek w ocenie ryzyka zawodowego pracownika uwzględnić pracę zdalną.
Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą:
- zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,
- zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
- czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej,
- zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.
Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.
Praca zdalna dokumenty – ochrona danych osobowych
Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
Takie procedury to kolejny wymagany dokument w przypadku pracy zdalnej. Ponadto, pracownik musi złożyć oświadczenie, że zapoznał się z tymi procedurami.
Praca zdalna dokumenty – przygotujemy je dla Ciebie
Pamiętaj, że nie zostało wiele czasu na wdrożenie pracy zdalnej, a niewątpliwie jest przy tym sporo pracy.
Przygotowanie kompleksowej dokumentacji na potrzeby wdrożenia pracy zdalnej w swojej firmie możesz zlecić Kancelarii Radcy Prawnego. Będziesz wówczas mieć gwarancję, że dokumenty zostały przygotowane przez profesjonalistę. Jeśli natomiast już przygotowałeś dokumenty a jedynie chcesz aby zostały zweryfikowane pod kątem zgodności z przepisami również możesz skorzystać ze wsparcia kancelarii.
Możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem formularza (poniżej) lub telefonicznie pod numerem: +48 515 843 183.
radca prawny Katarzyna Węglarz