Zaświadczenie A1 w pigułce

Zaświadczenie A1 w delegowaniu pracowników

Na potrzeby tego artykułu omówimy tematykę zaświadczenia A1 w procesie delegowania pracowników. Przechodząc jednak do omówienia zaświadczenia A1 w procesie delegowania pracowników, najpierw wyjaśnijmy czym jest delegowanie pracowników.

Zdarza się, że pracodawca z jednego kraju członkowskiego UE chce wysłać pracownika do pracy w innym państwie członkowskim UE. Pracownik wysyłany do innego państwa członkowskiego celem wykonywania określonej pracy jest pracownikiem delegowanym. Delegowanie pracownika jest wobec tego procesem czasowego wysłania pracownika do innego kraju w celu wykonania usługi przez pracodawcę na rzecz kontrahenta w innym kraju członkowskim. Co istotne, delegowanie pracowników ma miejsce w kontekście transgranicznego świadczenia usług.

Delegowanie pracowników – warunki zatrudnienia

Na marginesie dodać trzeba, że jeśli chodzi o kwestię warunków zatrudnienia przy delegowaniu pracowników, to jest ono objęte zakresem dyrektywy 96/71/WE, jeśli ma miejsce w kontekście transgranicznego świadczenia usług przez ograniczony okres przez przedsiębiorstwo, które znajduje się w jednej z poniższych sytuacji:

  • zawarło umowę o świadczenie usług ze stroną będącą odbiorcą usług, działającą w innym państwie członkowskim; lub
  • chce delegować pracownika do zakładu albo przedsiębiorstwa należącego do tej samej grupy przedsiębiorców na terytorium innego państwa członkowskiego; lub
  • jest przedsiębiorstwem pracy tymczasowej lub agencją pośrednictwa pracy i zamierza wynająć pracownika przedsiębiorstwu prowadzącemu działalność gospodarczą lub działającemu na terytorium innego państwa członkowskiego.

 

We wszystkich powyższych przypadkach przedsiębiorstwo może delegować pracowników na podstawie dyrektywy 96/71/WE wyłącznie wówczas, gdy przez cały okres delegowania istnieje stosunek pracy z pracownikiem.

Jeśli interesuje Cię tematyka delegowania pracowników sprawdź następujące artykuły:

 

W tym artykule skupimy się jednak przede wszystkim na obowiązkach ubezpieczeniowych związanych z delegowaniem pracowników.

Delegowanie pracowników i ubezpieczenia społeczne

Przepisy unijne stanowią, iż osoby, które wykonują pracę w więcej niż jednym państwie członkowskim UE, EOG lub Szwajcarii, podlegają ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego.

Wobec tego, aby określić obowiązki ubezpieczeniowe wobec pracownika delegowanego, należy ustalić właściwe ustawodawstwo. Nie powinno dochodzić do sytuacji, w której składki na ubezpieczenia społeczne byłyby opłacane w dwóch lub więcej państwach.

Zasady ustalania właściwego ustawodawstwa zostały określone w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Zaświadczenie A1

Zaświadczenie A1 potwierdza zastosowanie ustawodawstwa w zakresie ubezpieczenia społecznego państwa wysyłającego pracownika delegowanego. W Polsce instytucją, która wydaje zaświadczenia A1 jest ZUS. Zaświadczenie A1 jest w Polsce poświadczane osobom, które podlegają polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczenia społecznego na mocy przepisów rozporządzenia nr 883/2004. Dotyczy to m.in. oddelegowanych pracowników najemnych (art. 12 rozporządzenia nr 883/2004) oraz pracowników wykonujących pracę najemną w dwóch lub kilku państwach członkowskich (art. 13 rozporządzenia nr 883/2004).

Ważne! Zaświadczenie A1 ma charakter deklaratoryjny. Co to oznacza? Oznacza to, że zaświadczenie A1 nie tworzy  prawa, a jedynie potwierdza istnienie prawa w konkretnym przypadku.

Warto przy tym dodać, że zaświadczenie A1 jest wiążące dla instytucji zabezpieczenia społecznego państwa członkowskiego, w którym praca jest wykonywana.

Zaświadczenie A1 wydane przez instytucję jednego państwa członkowskiego jest wiążące dla instytucji oraz służb zatrudnienia innych państw członkowskich, tak długo jak nie zostanie wycofane lub uznane za nieważne. Wobec tego osoba, która posiada zaświadczenie A1, nie może zostać objęta ustawodawstwem innego państwa członkowskiego bez wycofania z obrotu prawnego lub unieważnienia tego zaświadczenia.

Zaświadczenie A1 na podstawie art. 12 rozporządzenia nr 883/2004

Przepis art. 12 rozporządzenia nr 883/2004 dotyczy pracowników delegowanych do pracy w innym państwie członkowskim. Na podstawie tego artykułu możliwe jest przy spełnieniu określonych przesłanek uzyskanie zaświadczenia A1 dla pracownika delegowanego z Polski do innego kraju członkowskiego.

Zgodnie bowiem z tym uregulowaniem osoba, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie tam prowadzi swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem, że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę.

Ważne!

Dotyczy to pracowników zatrudnionych w Polsce i oddelegowanych do pracy za granicę oraz pracowników zatrudnionych w celu oddelegowania. Należy jednak pamiętać, że w drugim przypadku istnieje wymóg aby pracownik podlegał bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia ustawodawstwu państwa członkowskiego w którym ma siedzibę pracodawca. Wymóg ten jest spełniony jeżeli pracownik podlega przez co najmniej miesiąc ustawodawstwu państwa w którym ma siedzibę pracodawca.

Upraszczając powyższe, wskazać trzeba, że przy ubieganiu się uzyskanie A1 dla pracownika delegowanego z Polski na podstawie art. 12 rozporządzenia nr 883/2004, konieczne jest spełnienie następujących kryteriów:

  • praca jest wykonywana przez pracownika na rzecz wysyłającego pracodawcy,
  • pracodawca prowadzi normalną działalność na terenie Polski,
  • delegowanie obejmuje okres nie dłuższy niż 24 miesiące,
  • pracownik nie jest wysłany, aby zastąpić innego pracownika,
  • pracownik podlegał bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia co najmniej przez miesiąc systemowi zabezpieczenia społecznego w Polsce.

Zaświadczenie A1 na podstawie art. 13 rozporządzenia nr 883/2004

Przepis artykuł 13 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 stanowi, że:

Osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlega:
a) ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim; lub
b) jeżeli nie wykonuje znacznej części pracy w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania:

i. ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, jeżeli jest zatrudniona przez jedno przedsiębiorstwo lub jednego pracodawcę; lub

ii. ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstw lub pracodawców – w przypadku osób zatrudnionych przez co najmniej dwa przedsiębiorstwa, bądź co najmniej dwóch pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności mieści się w jednym państwie członkowskim; lub

iii. ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, innego niż państwo członkowskie zamieszkania – dotyczy to osoby zatrudnionej przez co najmniej dwa lub więcej przedsiębiorstw lub co najmniej dwóch lub więcej pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się w dwóch państwach członkowskich, a jedno jest państwem członkowskim zamieszkania tej osoby; lub

iv. ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania – w sytuacji gdy osoba jest zatrudniona przez dwa lub więcej przedsiębiorstw lub dwóch lub więcej pracodawców, a co najmniej dwa z tych przedsiębiorstw lub pracodawców mają siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w różnych państwach członkowskich, innych niż państwo członkowskie miejsca zamieszkania.

W pierwszej kolejności, wobec powyższego warto wyjaśnić, co w zasadzie oznacza sformułowanie, że osoba, czyli nasz pracownik „jednocześnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich“. Pod pojęciem osoby wykonującej pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich rozumie się w szczególności osobę, która:

  • wykonując nadal pracę w jednym państwie członkowskim, równocześnie wykonuje odrębną pracę w jednym lub kilku innych państwach członkowskich, niezależnie od czasu trwania ani charakteru tej odrębnej pracy;
  • w sposób ciągły wykonuje na zmianę̨ kilka rodzajów pracy, z wyjątkiem pracy o charakterze marginalnym, w dwóch lub więcej państwach członkowskich, niezależnie od częstotliwości takiej zamiany czy też jej regularnego charakteru.

 

Ważne! Praca o charakterze marginalnym wykonywana w innym państwie członkowskim nie jest uwzględniana przy wydawaniu zaświadczenia A1. Czym jest praca o charakterze marginalnym? Jest to działalność, która zajmuje mniej niż 5% regularnego czasu pracy, bądź stanowi mniej niż 5% całkowitego wynagrodzenia pracownika.

Należy jeszcze zwrócić uwagę, że bardzo ważne jest to, w którym państwie wykonywana jest znaczna część pracy.  Przyjmuje się, iż jeżeli zarówno czas pracy, jak i wynagrodzenie w danym państwie wynoszą mniej niż 25%, znaczna część pracy nie jest w nim wykonywana.

Do wniosku o zaświadczenie A1 z art. 13 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004  osoba zainteresowana powinna załączyć planowany harmonogram pracy.

A1 z datą wsteczną

W praktyce pracodawcy najczęściej występują o zaświadczenie A1 przed rozpoczęciem wykonywania pracy przez pracownika delegowanego za granicą. Możliwe jest jednak wystąpienie o A1 także z datą wsteczną. Wobec tego, niedopełnienie formalności przed wyjazdem pracownika za granicę nie zamyka drogi do A1 za okresy minione.

Pracodawca który orientuje się w przebiegu pracy pracownika najczęściej jest w stanie określić, czy delegowanie pracownika miało miejsce na podstawie art. 12 czy art. 13 rozporządzenia nr 883/2004.

Zamierzasz delegować pracowników? Wniosek o A1 złożysz już tylko elektronicznie!

W kontekście A1 warto wspomnieć, że d 1 kwietnia tego roku, wnioski o zaświadczenia A1 można złożyć już tylko elektronicznie przez PUE ZUS. Wnioski papierowe nie są już przez ZUS przyjmowane. Na PUE ZUS jest funkcjonuje kreator, który usprawnia proces wydania zaświadczenia A1.

Brak zaświadczenia A1 skutki

Uchylenie zaświadczenia A1 powoduje wyłączenie osoby z polskiego systemu zabezpieczenia społecznego z okresem wstecznym, co z kolei przedkłada się konieczność złożenia odpowiednich dokumentów ubezpieczeniowych oraz konieczność zgłoszenia do systemu zabezpieczenia społecznego innego państwa członkowskiego. Ponadto taka osoba musi liczyć się z  koniecznością ewentualnego zwrotu otrzymanych świadczeń.

Ponadto, co również bardzo ważne, w razie braku zaświadczenia A1 (nawet w przypadku krótkich wyjazdów klasyfikowanych na gruncie polskich przepisów jako podróż służbowa), kraj wykonywania pracy może:

  • nałożyć na pracodawcę / pracownika obowiązek zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne / zdrowotne należnych w tym kraju za okres wykonywania pracy na jego terytorium,
  • nałożyć na pracodawcę określone kary (często bardzo wysokie!)

Zaświadczenie A1 – wsparcie prawne

W postępowaniach w sprawach dotyczących zaświadczeń A1, mamy do czynienia z nałożeniem się przepisów prawa wspólnotowego i krajowego. Uregulowanie tematyki ustalania ustawodawstwa właściwego w kilku aktach prawnych powoduje, że materia ta jest postrzegana jako wysoce skomplikowana.

Pamiętaj, że już na etapie wnioskowania o zaświadczenie A1 bardzo ważne jest, żeby dane, które zostały przekazane do ZUSu były kompletne i zgodne ze stanem faktycznym!

Kancelaria radcy prawnego Katarzyna Węglarz posiada bogate doświadczenie w sporach z ZUS w sprawach o odmowę i uchylenie zaświadczeń A1. Jeśli potrzebujesz wsprarcia prawnego w tego typu sprawie skontaktuj się z nami aby umówić się na konsultację prawną.